О системах управления финансами, или "Где мои деньги?"

Приходя на предприятие, практически каждый раз видишь одно и то же: имея богатейший опыт, как НЕ надо управлять финансами, люди не склонны учиться на своих ошибках и к тому же не знают основных принципов управления бизнесом. Например, вроде бы достаточно просто планировать свою деятельность на будущее: купил товар по 2 руб., продал по 3 руб., 50 коп. составят затраты бизнеса и 50 коп. прибыль.

Однако в реальной жизни, когда возникает денежный поток, изменяются цены и объемы продаж, бывает очень сложно определить, есть ли в этом потоке прибыль и что можно позволить себе приобрести. Осторожному предпринимателю обычно приходится ждать конца квартала или производственного цикла, чтобы, прослезившись, убедиться, что ничего не заработал. Неосторожный предприниматель тратит все поступающие средства и к концу периода «неожиданно» оказывается в убытке.

Это одна из типичных ситуаций, с которыми сталкиваются как малый бизнес, так и крупные предприятия. Проблема эта вполне разрешима, но, к сожалению, за ней скрывается целый комплекс задач, которые необходимо решить, прежде чем вы получите нужный результат.

Задача первая — техническое обеспечение. Не надо предаваться иллюзиям: вам не удастся в оперативном режиме отслеживать денежные потоки или заниматься операционным анализом на калькуляторе. Экономисту нужен компьютер и для начала стандартные приложения Microsoft Office.

Сделайте рабочий вариант финансовых расчетов, отработайте технологию анализа,потом можно будет приобретать специализированные программные продукты. По крайней мере, в этом случае вы будете точно знать, какие продукты вам выбрать. Сегодня же нам часто приходится наблюдать, как планово-экономический отдел собирает фактическую себестоимость и рассчитывает оптовые цены вручную.

Вполне традиционно и то, что экономические службы предприятия (если они вообще есть!) занимаются лишь подготовкой дополнительной справочной информации для руководства или оказывают помощь бухгалтерским службам в составлении финансовой отчетности. Поскольку это роли второстепенные, автоматизацией экономических служб занимаются в последнюю очередь, в то время как сегодня компьютер экономисту нужен так же, как стол и стул директору.

Задача вторая — квалификация персонала. Решение подобных финансовых проблем требует новых знаний. Специализированные издания по финансовому менеджменту, управлению финансами в условиях рыночных отношений впервые стали появляться в России в середине 1990-х годов. С этого времени значительно обновились образовательные программы в вузах. Поэтому главные кандидаты на экономические должности — молодые специалисты или экономисты, прошедшие дополнительную подготовку либо получившие второе высшее образование. (Кстати, за помощью в отборе кандидатов можно обратиться в консалтинговые структуры, специализирующиеся на таких услугах).

Это, конечно, не означает, что экономисты, проработавшие на предприятии много лет, не способны научиться пользоваться новыми методиками. Обычно именно они,имея богатый опыт бесплодных попыток привести к разумной логике деятельность экономических служб, мгновенно ухватывают ценность новых подходов. В этом случае не приходится доказывать важность и полезность новых идей, надо просто помочь экономистам выбрать из множества методов подходящие для конкретной ситуации.

Задача третья — учет, и в первую очередь — бухгалтерский. Невозможно заниматься постановкой систем управления финансами, когда нет полной и достоверной информационной базы. Казалось бы, за период, когда аудиторские проверки были обязательными, руководители должны были проникнуться мыслью о полезности стороннего мнения по поводу качества организации учета на предприятии. Но сегодня это ушло на второй план, а на первый вышла экономия финансовых ресурсов как способ выживания в условиях рынка.

Между тем активные попытки оптимизировать налоговые платежи при отсутствии добротной юридической помощи в использовании финансовых схем увеличивают риски. Поэтому до постановки системы управления финансами следует создать полную и достоверную информационную базу по всем проведенным хозяйственным операциям в рамках всего холдинга, родившегося в результате применения различных оптимизационных схем.

Задача четвертая — организация бизнеса, то есть проблема разделения функций и полномочий между структурными подразделениями и должностями. Многие пренебрегают этой проблемой, в то время как она регулярно дает о себе знать возникновением дублирования функций и пробелами в системе ответственности.

Если вы хоть раз попадали в ситуацию, когда невозможно найти виновного, это означает, что главным виновником на самом деле является руководитель. Поскольку именно он должен точно сформулировать обязанности и зону ответственности каждого из подчиненных.

Все это имеет непосредственное отношение к постановке системы управления финансами. Ведь их внедрение влечет за собой дополнительные обязанности для участников процесса, и если вы попытаетесь «достроить» существующий хаос, то породите новые проблемы во взаимоотношениях ваших служб. Поэтому для начала нужно привести в порядок то, что есть. Кстати, такие услуги считаются сегодня одним из самых эффективных финансовых вложений.

Задача пятая и главная — ЗАЧЕМ? Именно формулировка конечных целей определяет структуру системы управления финансами и ее стратегическую направленность. От избранной стратегии зависит и финансовая структура, и выбор показателей для модели анализа хозяйственной деятельности.

Постановка системы стратегического планирования и управления важна еще и потому, что в рыночных условиях, когда конкуренты не спят, необходимо планировать свою деятельность с учетом изменяющейся внешней среды, а не жить одним днем, как привыкли наши предприятия.

К сожалению, вполне возможны ситуации, когда после ухода консультантов с предприятия даже тщательно разработанные системы либо используются не в полной мере, либо не используются совсем. Случается, что заказчик отказывается от договора еще в процессе разработки системы.

Одна из причин кроется в том, что внедрение таких систем делает финансовые потоки прозрачными, что вскрывает истинные намерения участников бизнеса и служит качественной характеристикой уровня профессионализма управляющего состава. Поэтому, прежде чем начать разработку системы управления финансами на предприятии, подумайте, надо ли это вам.

Если предприятие возьмется за реформирование своих методов управления, оно неизбежно рано или поздно столкнется со всеми перечисленными проблемами. Необходимо аккуратно спланировать расходы, связанные с проведением таких реформ, поскольку они достаточно высоки — их можно даже назвать капитальными затратами. Но, несмотря на это, внедрение современных методов управления обеспечивает главное — стабильное и устойчивое существование и развитие бизнеса, что предопределяет его высокую конкурентоспособность.

Алла БЫЧКОВА, директор ЗАО «Консалтинговая компания „Перспектива“.