Что будет на форуме «Право для бизнеса»: без спойлеров частично представляем эксклюзивные подробности будущих выступлений спикеров.
25 сентября в Cosmos Omsk Hotel вновь состоится ежегодный Северо-Азиатский межрегиональный форум «Право для бизнеса». Это всегда яркое и чрезвычайное полезное событие для предпринимателей. Всегда исключительный состав спикеров со всей страны, всегда актуальные темы.
В преддверии события мы без спойлеров частично представляем эксклюзивные подробности будущих выступлений спикеров форума. Читайте, думайте, возможно, это то, что нужно под ваши цели и задачи. Если да – заходите по ссылке наиффорум.рф.
Ева ЯСЮНОС, исполнительный директор ООО «КСА», официального партнера фирмы «1С» в Омске, ksapro.ru:
– Юрист вступает в игру, когда проблема уже случилась. Спор с контрагентом, вопрос от налоговой, конфликт с бывшим сотрудником. И почти всегда защита упирается в один вопрос: чем вы это подтвердите?
Вот здесь выясняется неприятное. Правота у собственника часто есть. А доказательной базы нет. Не потому, что он что-то нарушил, а потому, что учет велся для галочки, лишь бы сдать отчетность, а не так, чтобы в нужный момент достать из базы факт и положить его на стол.
Я одиннадцать лет занимаюсь автоматизацией и давно перестала считать ее удобство главным преимуществом. Скорее это приятный побочный эффект. Реальная ценность в другом: грамотно выстроенный учет – это ваша доказательная база. Она либо накапливается каждый день, пока все спокойно, либо обнаруживается ее отсутствие в момент, когда уже поздно что-то восстанавливать.
Ниже семь вопросов. Задайте их себе сегодня, на спокойную голову. Это лучше, чем задавать их себе во время проверки.
1. Вы видите ключевые цифры бизнеса сегодня или узнаете их через месяц от бухгалтера?
Разрыв между «что происходит» и «когда я об этом узнаю» и есть зона риска. Если вы видите проблему в отчете за прошлый квартал, она может успеть стать необратимой. За решения, которые вы принимаете, не зная текущих цифр, иногда приходится дорого платить.
2. Если завтра спор с контрагентом, вы восстановите всю историю операций с ним?
Кто отгрузил, когда приняли, что и когда оплатили, кто согласовал. Типичная история: производственная компания судится за поставку, контрагент утверждает, что товар не приняли. Вам нужна четкая цепочка зафиксированных операций с датами и ответственными. Если эта цепочка живет в голове менеджера, которого уже нет в компании, доказывать нечем.
3. Можно ли в вашей базе понять, кто и когда внес или изменил документ?
Учетные данные принимаются как доказательства, но их вес зависит от того, велись ли они системно и можно ли проследить, кто их формировал. Базу, где все правится задним числом без следов, в споре лучше не показывать, это укажет на ненадежность учета. А база с историей изменений станет вашим лучшим помощником.
4. Ваш обмен документами с контрагентами юридически значимый или «отправили на почту, вроде получили»?
«Мы такого не подписывали» и «мы этого не получали» – две фразы, которые рушат позицию в суде. Электронный документооборот закрывает обе: факт отправки, получения и подписания фиксируется и оспаривается несопоставимо труднее, чем письмо в личной переписке.
5. Что произойдет, если ключевой сотрудник уйдет вместе с паролями и «пониманием, как тут все устроено»?
Данные, которые существуют только в чьей-то голове или в личных таблицах, это не активы компании. Все, что важно, должно жить в системе.
6. Ваши данные – это одна картина или пять разных версий правды?
Когда продажи в одной таблице, склад в другой, а деньги в третьей, у бизнеса нет единой точки истины. В споре или при проверке расхождения между источниками могут стать главным поводом усомниться во всем учете сразу.
7. Если проверка запросит документы за период, вы соберете их за день или за две недели паники?
Скорость и полнота ответа тоже являются частью защиты. Компания, которая достает нужное по запросу за час, и компания, которая две недели ищет по папкам и почтам, выглядят по-разному. В том числе в глазах проверяющего.
Что со всем этим делать
Ни одна система не выиграет за вас спор и не отменит проверку. 1С не заменяет юриста, но она дает юристу то, с чем можно работать. Разница между «мы правы» и «мы можем это доказать» и есть та самая разница между выстроенным учетом и учетом для галочки.
Хорошая новость: каждый из семи вопросов имеет понятное техническое решение, которое не стоит космических денег. Плохая: большинство собственников всерьез задумываются об этих вопросах только тогда, когда уже наступил спор. То есть когда времени на подготовку уже не осталось.
Посчитайте, на сколько вопросов вы ответили спокойно. Если меньше чем на пять, у вас есть тема для разговора со своим айтишником или подрядчиком.
На Североазиатском межрегиональном форуме «Право для бизнеса» я разберу эту тему предметно: как автоматизация работает на защиту бизнеса на трех уровнях.
Фото © из архива Евы ЯСЮНОС
