Типичному зумеру ничего не хочется читать, для него есть инфографика.
Шестого октября в коворкинге омского центра «Мой бизнес» состоялась очередная встреча проекта «Открытый бизнес-микрофон». Вот что рассказала на этом мероприятии бизнес-консультант Александра КОТОМЦЕВА:
— В бизнесе я практически с детства – 12 лет была финансовым директором в семейном деле, затем полностью ушла в консалтинг. Занимаюсь двумя направлениями: бизнес-процессами и разработкой электронных таблиц для организаций. Имею опыт составления таблиц в нишах гейминга, криптовалюты, бухгалтерского аутсорсинга, управленческого учета, внешнеэкономической деятельности. Сейчас у меня на обслуживании две транснациональные компании, для которых я делаю учет на русском и на английском.
Уметь разбираться в таблицах – значит экономить свое время и деньги на исполнение задач. Ошибки в их составлении – визуальные, логические, технические – крадут ваше время, снижают эффективность работы и не дают увидеть важное. К примеру, знаю руководительницу аутсорсинговой бухгалтерской компании, входящей в ТОП-30 франчайзи «1С: Бухгалтерия», у которой все максимально автоматизировано на предприятии. Но у нее также есть Excel-таблицы бизнес-регламентов, позволяющие ей увеличивать контроль за исполнением работы в компании: таблицы настолько отлажены, что ее сотрудникам хватает 30 секунд – 1 минуты, чтобы сделать пометку и вернуться к работе.
Чем меньше в таблице ручного ввода, тем лучше. Хорошо, если это просто ошибки вроде «хлеп» или «творок», но если вносить единицы измерения вручную, то вся смета не сойдется, когда бетон измеряется то в тоннах, то в метрах квадратных, то метрах кубических. Ни о какой систематизации и аналитике тогда не может идти и речи. Если смет составляется в день 15-30 на компанию, то единица стоимости должна быть закреплена в справочнике. У филиалов в сети должны быть одинаковые названия предоставляемых услуг и так далее. Про неправильные формулы я вообще не говорю – это первооснова.
Архитектура таблицы полностью отражает характер заказчика. Типичному зумеру ничего не хочется читать, для него есть инфографика. Кому-то нужно видеть только связи, кому-то нужна «радуга». Все реально выполнить в том виде, который каждому удобен.
Шесть простых советов управленцев в использовании таблиц. Первый: обучайте сотрудников. Можно заказать потрясающий проект автоматизации, но если работники не умеют даже фильтровать ячейки в Excel-таблице, нужна ли вам автоматизация вообще? Второй: проводите ревизию бизнес-процессов. Процессы, ситуации, продукты меняются, а эргономика должна быть современной, как у той женщины, пример которой я приводила выше – когда сотрудники менее чем за минуту могут разобраться в таблице. Третий: разделяйте ответственность. Если нет ответственных за то, кто вносит данные в таблицу, за неправильное внесение данных, значит бизнес-процесс не отлажен. В моем бизнесе этот «никто» постоянно делал что-то не то на складе. Как только я распределила ответственность, инструменты вдруг перестали пропадать – «никто» уволился.
Четвертый совет: оценивайте юзабилити. Таблицей должно быть удобно пользоваться на компьютере, с телефона и в поле, где не ловит Интернет. Пятый: контролируйте то, чем управляете. Самое важное выносите в отдельные позиции максимально понятно для себя. Шестой: опирайтесь на логику, а не соседей. Работаю на собственника транснациональной компании с филиалами по всему миру. Он не решался внедрить одну необычную инновацию, объясняя это тем, что 90% его друзей-предпринимателей подобное не делают. И ничего что эти бизнесмены живут в России и даже не знают, в отличие от него, как платить зарплату криптовалютой. Бизнес моего клиента давным-давно вырос из его окружения, и у него должен быть совершенно иной подход к делу, но он до сих пор оглядывается на соседей. К счастью, нам удалось вместе преодолеть этот психологический барьер и выстроить систему, которая будет удобна именно для него.
Ранее выступление было доступно только в печатной версии газеты «Коммерческие вести» от 12 октября 2022 года.
